Licitações e contratos · Planejamento da contratação
Pesquisa de preços para estimar o valor da contratação
Resumo
O valor estimado da contratação deve ser compatível com os preços praticados pelo mercado. Para bens e serviços em geral, a Lei nº 14.133/2021 lista cinco parâmetros de pesquisa; no âmbito federal, a IN SEGES/ME nº 65/2021 detalha o procedimento, as prioridades e o método de cálculo.
Quando se aplica
- A Administração precisa estimar o valor de uma contratação de bens ou serviços em geral. Na contratação direta, a estimativa de despesa também é calculada na forma do art. 23 (lei, art. 72, II).
- As regras da lei valem para todos os entes. As da IN SEGES/ME nº 65/2021 valem para a administração pública federal direta, autárquica e fundacional (IN, art. 1º) e devem ser observadas por estados, Distrito Federal e municípios quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias (IN, art. 1º, § 2º).
- A instrução normativa também se aplica à aferição da vantagem econômica das adesões a atas de registro de preços (IN, art. 1º, § 3º).
Quando não se aplica
- Obras e serviços de engenharia. A instrução normativa não se aplica a eles (IN, art. 1º, § 1º), e a lei tem parâmetros próprios, em ordem, no § 2º do art. 23.
- Estados, Distrito Federal e municípios, sem recursos da União: o valor estimado pode ser definido por outros sistemas de custos adotados pelo ente (lei, art. 23, § 3º).
- O painel de Preços praticados deste site é uma referência de apoio. Não substitui a pesquisa de preços formal.
Passo a passo
- Descreva o objeto e as quantidades. O valor estimado considera as quantidades a serem contratadas, a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução (lei, art. 23).
- Escolha os parâmetros do § 1º do art. 23, de forma combinada ou não:
- painel para consulta de preços ou banco de preços em saúde disponíveis no PNCP;
- contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 ano anterior à data da pesquisa;
- pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência aprovada pelo Poder Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, com data e hora de acesso;
- pesquisa direta com no mínimo 3 fornecedores, mediante solicitação formal de cotação;
- pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma de regulamento.
- No âmbito federal, priorize os sistemas oficiais de governo e as contratações similares. Se não for possível, justifique nos autos (IN, art. 5º, § 1º).
- Na pesquisa direta com fornecedores, justifique a escolha deles e não use orçamentos obtidos com mais de 6 meses de antecedência da data de divulgação do edital (lei, art. 23, § 1º, IV). No âmbito federal, obtenha propostas formais com os elementos do § 2º do art. 5º da IN e registre nos autos os fornecedores consultados que não responderam.
- Analise os preços de forma crítica, em especial quando houver grande variação entre os valores (IN, art. 6º, § 4º).
- Calcule o valor estimado. No âmbito federal, usa-se a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos, sobre um conjunto de três ou mais preços, desconsiderados os inexequíveis, os inconsistentes e os excessivamente elevados (IN, art. 6º).
- Documente a pesquisa. No âmbito federal, o documento contém, no mínimo, os elementos do art. 3º da IN, entre eles a caracterização das fontes, a série de preços coletados, o método estatístico aplicado e a memória de cálculo.
Erros comuns e pontos de atenção
- Pesquisar só com três fornecedores. No âmbito federal, a prioridade é dos sistemas oficiais e das contratações similares; a impossibilidade de usá-los precisa ser justificada (IN, art. 5º, § 1º).
- Não justificar a escolha dos fornecedores consultados. A justificativa é exigida pela lei (art. 23, § 1º, IV).
- Usar cotação antiga. A lei fixa 6 meses de antecedência da divulgação do edital para os orçamentos de fornecedores e 1 ano para as contratações similares.
- Descartar preços sem critério. Os critérios para desconsiderar valores devem ser fundamentados e descritos no processo (IN, art. 6º, § 3º).
- Estimar com menos de três preços sem justificar. É admitido excepcionalmente, com justificativa do gestor responsável e aprovação da autoridade competente (IN, art. 6º, § 5º).
- Estimar acima da mediana usando só o painel. Quando o preço estimado tiver por base única os sistemas oficiais, o valor não pode ser superior à mediana do item (IN, art. 6º, § 6º).
- Contratação direta sem estimativa possível. Quando não for possível estimar o valor na forma dos §§ 1º a 3º, o contratado deve comprovar previamente a conformidade dos preços, por notas fiscais emitidas para outros contratantes no período de até 1 ano anterior, ou por outro meio idôneo (lei, art. 23, § 4º).
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Base legal
Art. 23. O valor previamente estimado da contratação deverá ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a serem contratadas, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.
Lei nº 14.133/2021, art. 23, § 1º
§ 1º No processo licitatório para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, conforme regulamento, o valor estimado será definido com base no melhor preço aferido por meio da utilização dos seguintes parâmetros, adotados de forma combinada ou não: I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente no painel para consulta de preços ou no banco de preços em saúde disponíveis no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP); II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente; III - utilização de dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenham a data e hora de acesso; IV - pesquisa direta com no mínimo 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma de regulamento.
Lei nº 14.133/2021, art. 23, § 3º
§ 3º Nas contratações realizadas por Municípios, Estados e Distrito Federal, desde que não envolvam recursos da União, o valor previamente estimado da contratação, a que se refere o caput deste artigo, poderá ser definido por meio da utilização de outros sistemas de custos adotados pelo respectivo ente federativo.
Lei nº 14.133/2021, art. 23, § 4º
§ 4º Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa, quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida nos §§ 1º, 2º e 3º deste artigo, o contratado deverá comprovar previamente que os preços estão em conformidade com os praticados em contratações semelhantes de objetos de mesma natureza, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo.
Art. 72. O processo de contratação direta, que compreende os casos de inexigibilidade e de dispensa de licitação, deverá ser instruído com os seguintes documentos: I - documento de formalização de demanda e, se for o caso, estudo técnico preliminar, análise de riscos, termo de referência, projeto básico ou projeto executivo; II - estimativa de despesa, que deverá ser calculada na forma estabelecida no art. 23 desta Lei; III - parecer jurídico e pareceres técnicos, se for o caso, que demonstrem o atendimento dos requisitos exigidos; IV - demonstração da compatibilidade da previsão de recursos orçamentários com o compromisso a ser assumido; V - comprovação de que o contratado preenche os requisitos de habilitação e qualificação mínima necessária; VI - razão da escolha do contratado; VII - justificativa de preço; VIII - autorização da autoridade competente.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 1º
Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 1º, § 1º
§ 1º O disposto nesta Instrução Normativa não se aplica às contratações de obras e serviços de engenharia.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 1º, § 2º
§ 2º Os órgãos e entidades da administração pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, deverão observar os procedimentos de que trata esta Instrução Normativa.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 1º, § 3º
§ 3º Para aferição da vantagem econômica das adesões às atas de registro de preços, bem como da contratação de item específico constante de grupo de itens em atas de registro de preços, deverá ser observado o disposto nesta Instrução Normativa.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 3º
Art. 3º A pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: I - descrição do objeto a ser contratado; II - identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; III - caracterização das fontes consultadas; IV - série de preços coletados; V - método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; VI - justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; VII - memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e VIII - justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 5º, § 1º
§ 1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justificativa nos autos.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 5º, § 2º
§ 2º Quando a pesquisa de preços for realizada com fornecedores, nos termos do inciso IV, deverá ser observado: I - prazo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser licitado; II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo: a) descrição do objeto, valor unitário e total; b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente; c) endereços físico e eletrônico e telefone de contato; d) data de emissão; e e) nome completo e identificação do responsável. III - informação aos fornecedores das características da contratação contidas no art. 4º, com vistas à melhor caracterização das condições comerciais praticadas para o objeto a ser contratado; e IV - registro, nos autos do processo da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 6º
Art. 6º Serão utilizados, como métodos para obtenção do preço estimado, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros de que trata o art. 5º, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 6º, § 3º
§ 3º Para desconsideração dos valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados, deverão ser adotados critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 6º, § 4º
§ 4º Os preços coletados devem ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores apresentados.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 6º, § 5º
§ 5º Excepcionalmente, será admitida a determinação de preço estimado com base em menos de três preços, desde que devidamente justificada nos autos pelo gestor responsável e aprovada pela autoridade competente.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 6º, § 6º
§ 6º Quando o preço estimado for obtido com base única no inciso I do art. 5º, o valor não poderá ser superior à mediana do item nos sistemas consultados.