Licitações e contratos · Seleção do fornecedor

Sistema de Registro de Preços e adesão a ata

Resumo

O registro de preços formaliza preços para contratações futuras, sem obrigar a Administração a contratar. A ata vale por um ano, prorrogável por igual período. Quem não participou pode aderir, se cumprir os requisitos e os limites do art. 86 da Lei nº 14.133/2021.

Quando se aplica

A Administração quer registrar preços para contratações futuras de serviços, obras ou aquisição e locação de bens (art. 6º, XLV).
Um órgão que não participou do registro quer aderir a uma ata existente, na condição de não participante (art. 86, § 2º).
Para localizar atas de órgãos federais, veja a busca de Atas de registro de preços deste site.

Quando não se aplica

A Administração precisa contratar de imediato uma quantidade certa: o registro de preços não obriga a contratar e pode não ser o instrumento adequado.
Órgãos e entidades federais não podem aderir a ata gerenciada por órgão ou entidade estadual, distrital ou municipal (art. 86, § 8º).
Este guia apresenta as regras da lei. O Decreto nº 11.462/2023 regulamenta o sistema no âmbito federal e não é detalhado aqui.

Passo a passo

Para registrar preços

Faça a intenção de registro de preços. Na fase preparatória, o órgão gerenciador realiza procedimento público para possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 dias úteis, a participação de outros órgãos e determinar a estimativa total de quantidades (art. 86). O procedimento é dispensável quando o gerenciador for o único contratante (art. 86, § 1º).
Elabore o edital com os elementos do art. 82, entre eles a quantidade máxima de cada item, a quantidade mínima a ser cotada, o critério de julgamento (menor preço ou maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado), as condições para alteração dos preços registrados e as hipóteses de cancelamento da ata.
Observe as condições do § 5º do art. 82, entre elas a realização prévia de ampla pesquisa de mercado, a rotina de controle e a atualização periódica dos preços registrados.
Formalize a ata. Ela é o documento vinculativo e obrigacional em que são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas (art. 6º, XLVI).
Controle a vigência. O prazo de vigência da ata é de 1 ano e pode ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso (art. 84). O contrato decorrente da ata tem vigência própria, conforme as disposições nela contidas (art. 84, parágrafo único).

Para aderir a uma ata como não participante

Confira quem pode aderir a quê (art. 86, § 3º): órgãos federais, estaduais, distritais e municipais podem aderir a ata de gerenciador federal, estadual ou distrital; órgãos municipais podem aderir a ata de gerenciador municipal, desde que o registro tenha sido formalizado mediante licitação.
Cumpra os três requisitos do § 2º do art. 86: justificativa da vantagem da adesão; demonstração de que os valores registrados estão compatíveis com os de mercado, na forma do art. 23; e consulta e aceitação prévias do órgão gerenciador e do fornecedor.
Respeite os limites. As contratações adicionais não podem exceder, por órgão ou entidade, 50% dos quantitativos dos itens registrados (art. 86, § 4º). O total das adesões não pode exceder o dobro do quantitativo de cada item registrado, independentemente do número de órgãos que aderirem (art. 86, § 5º).

Erros comuns e pontos de atenção

Tratar a ata como contrato. A existência de preços registrados implica compromisso de fornecimento, mas não obriga a Administração a contratar; ela pode fazer licitação específica, desde que motivada (art. 83).
Prorrogar a ata sem comprovar o preço vantajoso. A prorrogação depende dessa comprovação (art. 84).
Aderir sem pesquisa de preços. A compatibilidade com o mercado é demonstrada na forma do art. 23. No âmbito federal, a IN SEGES/ME nº 65/2021 se aplica à aferição da vantagem das adesões.
Aderir sem a aceitação do fornecedor. A lei exige consulta e aceitação prévias do gerenciador e do fornecedor.
Ignorar o limite global. Além dos 50% por órgão, há o teto do dobro do quantitativo de cada item para o conjunto das adesões. Os §§ 6º e 7º do art. 86 trazem exceções a esse teto.
Órgão federal em ata estadual ou municipal. A adesão é vedada (art. 86, § 8º).

Base legal

Lei nº 14.133/2021, art. 6º, XLV
Art. 6º Para os fins desta Lei, consideram-se: XLV - sistema de registro de preços: conjunto de procedimentos para realização, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de registro formal de preços relativos a prestação de serviços, a obras e a aquisição e locação de bens para contratações futuras;
Lei nº 14.133/2021, art. 6º, XLVI
Art. 6º Para os fins desta Lei, consideram-se: XLVI - ata de registro de preços: documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no edital da licitação, no aviso ou instrumento de contratação direta e nas propostas apresentadas;
Lei nº 14.133/2021, art. 6º, XLVII
Art. 6º Para os fins desta Lei, consideram-se: XLVII - órgão ou entidade gerenciadora: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;
Lei nº 14.133/2021, art. 6º, XLVIII
Art. 6º Para os fins desta Lei, consideram-se: XLVIII - órgão ou entidade participante: órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais da contratação para registro de preços e integra a ata de registro de preços;
Lei nº 14.133/2021, art. 6º, XLIX
Art. 6º Para os fins desta Lei, consideram-se: XLIX - órgão ou entidade não participante: órgão ou entidade da Administração Pública que não participa dos procedimentos iniciais da licitação para registro de preços e não integra a ata de registro de preços;
Lei nº 14.133/2021, art. 82
Art. 82. O edital de licitação para registro de preços observará as regras gerais desta Lei e deverá dispor sobre: I - as especificidades da licitação e de seu objeto, inclusive a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida; II - a quantidade mínima a ser cotada de unidades de bens ou, no caso de serviços, de unidades de medida; III - a possibilidade de prever preços diferentes: a) quando o objeto for realizado ou entregue em locais diferentes; b) em razão da forma e do local de acondicionamento; c) quando admitida cotação variável em razão do tamanho do lote; d) por outros motivos justificados no processo; IV - a possibilidade de o licitante oferecer ou não proposta em quantitativo inferior ao máximo previsto no edital, obrigando-se nos limites dela; V - o critério de julgamento da licitação, que será o de menor preço ou o de maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado; VI - as condições para alteração de preços registrados; VII - o registro de mais de um fornecedor ou prestador de serviço, desde que aceitem cotar o objeto em preço igual ao do licitante vencedor, assegurada a preferência de contratação de acordo com a ordem de classificação; VIII - a vedação à participação do órgão ou entidade em mais de uma ata de registro de preços com o mesmo objeto no prazo de validade daquela de que já tiver participado, salvo na ocorrência de ata que tenha registrado quantitativo inferior ao máximo previsto no edital; IX - as hipóteses de cancelamento da ata de registro de preços e suas consequências.
Lei nº 14.133/2021, art. 82, § 5º
§ 5º O sistema de registro de preços poderá ser usado para a contratação de bens e serviços, inclusive de obras e serviços de engenharia, observadas as seguintes condições: I - realização prévia de ampla pesquisa de mercado; II - seleção de acordo com os procedimentos previstos em regulamento; III - desenvolvimento obrigatório de rotina de controle; IV - atualização periódica dos preços registrados; V - definição do período de validade do registro de preços; VI - inclusão, em ata de registro de preços, do licitante que aceitar cotar os bens ou serviços em preços iguais aos do licitante vencedor na sequência de classificação da licitação e inclusão do licitante que mantiver sua proposta original.
Lei nº 14.133/2021, art. 83
Art. 83. A existência de preços registrados implicará compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigará a Administração a contratar, facultada a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, desde que devidamente motivada.
Lei nº 14.133/2021, art. 84
Art. 84. O prazo de vigência da ata de registro de preços será de 1 (um) ano e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso.
Lei nº 14.133/2021, art. 84, parágrafo único
Parágrafo único. O contrato decorrente da ata de registro de preços terá sua vigência estabelecida em conformidade com as disposições nela contidas.
Lei nº 14.133/2021, art. 86
Art. 86. O órgão ou entidade gerenciadora deverá, na fase preparatória do processo licitatório, para fins de registro de preços, realizar procedimento público de intenção de registro de preços para, nos termos de regulamento, possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 (oito) dias úteis, a participação de outros órgãos ou entidades na respectiva ata e determinar a estimativa total de quantidades da contratação.
Lei nº 14.133/2021, art. 86, § 1º
§ 1º O procedimento previsto no caput deste artigo será dispensável quando o órgão ou entidade gerenciadora for o único contratante.
Lei nº 14.133/2021, art. 86, § 2º
§ 2º Se não participarem do procedimento previsto no caput deste artigo, os órgãos e entidades poderão aderir à ata de registro de preços na condição de não participantes, observados os seguintes requisitos: I - apresentação de justificativa da vantagem da adesão, inclusive em situações de provável desabastecimento ou descontinuidade de serviço público; II - demonstração de que os valores registrados estão compatíveis com os valores praticados pelo mercado na forma do art. 23 desta Lei; III - prévias consulta e aceitação do órgão ou entidade gerenciadora e do fornecedor.
Lei nº 14.133/2021, art. 86, § 3º
§ 3º A faculdade de aderir à ata de registro de preços na condição de não participante poderá ser exercida: I - por órgãos e entidades da Administração Pública federal, estadual, distrital e municipal, relativamente a ata de registro de preços de órgão ou entidade gerenciadora federal, estadual ou distrital; ou II - por órgãos e entidades da Administração Pública municipal, relativamente a ata de registro de preços de órgão ou entidade gerenciadora municipal, desde que o sistema de registro de preços tenha sido formalizado mediante licitação.
Lei nº 14.133/2021, art. 86, § 4º
§ 4º As aquisições ou as contratações adicionais a que se refere o § 2º deste artigo não poderão exceder, por órgão ou entidade, a 50% (cinquenta por cento) dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório registrados na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e para os órgãos participantes.
Lei nº 14.133/2021, art. 86, § 5º
§ 5º O quantitativo decorrente das adesões à ata de registro de preços a que se refere o § 2º deste artigo não poderá exceder, na totalidade, ao dobro do quantitativo de cada item registrado na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes, independentemente do número de órgãos não participantes que aderirem.
Lei nº 14.133/2021, art. 86, § 8º
§ 8º Será vedada aos órgãos e entidades da Administração Pública federal a adesão à ata de registro de preços gerenciada por órgão ou entidade estadual, distrital ou municipal.
IN SEGES/ME nº 65/2021, art. 1º, § 3º
§ 3º Para aferição da vantagem econômica das adesões às atas de registro de preços, bem como da contratação de item específico constante de grupo de itens em atas de registro de preços, deverá ser observado o disposto nesta Instrução Normativa.