Contabilidade pública · Execução da despesa
Ciclo da despesa: empenho, liquidação e pagamento
Resumo
A despesa pública passa por três etapas, nesta ordem: o empenho cria a obrigação de pagamento, a liquidação verifica o direito do credor com base nos documentos, e o pagamento só é feito depois de ordenado e da regular liquidação.
Quando se aplica
- A Administração vai assumir uma obrigação de pagamento, como uma compra, um serviço ou uma obra, e precisa executar a despesa pelas etapas da Lei nº 4.320/1964.
- Você precisa conferir se uma despesa está pronta para ser paga.
Quando não se aplica
- Este guia não trata de restos a pagar nem de suprimento de fundos (adiantamento), que têm regras próprias.
- A lei admite que, em casos especiais previstos em legislação específica, seja dispensada a emissão da nota de empenho (art. 60, § 1º). Isso não dispensa o empenho.
Passo a passo
- Empenhe antes de realizar a despesa. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho (art. 60). O valor não pode exceder o limite dos créditos concedidos (art. 59).
- Escolha a forma do empenho. A lei prevê o empenho por estimativa, para despesa cujo montante não se possa determinar, e o empenho global, para despesas contratuais e outras sujeitas a parcelamento (art. 60, §§ 2º e 3º).
- Emita a nota de empenho, com o nome do credor, a especificação e a importância da despesa e a dedução do saldo da dotação (art. 61).
- Liquide a despesa. Verifique o direito do credor com base nos títulos e documentos comprobatórios (art. 63), apurando:
- a origem e o objeto do que se deve pagar;
- a importância exata a pagar;
- a quem se deve pagar.
- Reúna a base da liquidação. Em fornecimentos e serviços: o contrato, ajuste ou acordo; a nota de empenho; e os comprovantes da entrega do material ou da prestação efetiva do serviço (art. 63, § 2º).
- Ordene o pagamento. A ordem é o despacho da autoridade competente e só pode ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade (art. 64).
- Pague. O pagamento só é efetuado quando ordenado e depois da regular liquidação (art. 62).
Erros comuns e pontos de atenção
- Realizar a despesa e empenhar depois. O empenho é prévio (art. 60).
- Confundir empenho com nota de empenho. O empenho é o ato que cria a obrigação; a nota de empenho é o documento extraído para cada empenho.
- Liquidar sem comprovante de entrega. A liquidação de fornecimentos e serviços tem por base, entre outros, os comprovantes da entrega do material ou da prestação efetiva do serviço.
- Pagar antes de liquidar. O pagamento depende da ordem e da regular liquidação (art. 62).
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Base legal
Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.
Lei nº 4.320/1964, art. 59, caput
Art. 59 - O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos.
Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho. § 1º Em casos especiais previstos na legislação específica será dispensada a emissão da nota de empenho. § 2º Será feito por estimativa o empenho da despesa cujo montante não se possa determinar. § 3º É permitido o empenho global de despesas contratuais e outras, sujeitas a parcelamento.
Art. 61. Para cada empenho será extraído um documento denominado "nota de empenho" que indicará o nome do credor, a especificação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria.
Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação.
Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.
Art. 64. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. Parágrafo único. A ordem de pagamento só poderá ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade.