Contratos.gov.br: ordens de serviço, entregas e termos de recebimento

Quando se aplica

• Você é gestor ou fiscal de um contrato cadastrado no Contratos.gov.br e precisa registrar ordens de serviço ou fornecimento, entregas e recebimentos.
• O órgão é da administração pública federal direta, autárquica ou fundacional, ou empresa estatal. Estados e municípios têm acesso apenas ao módulo de gestão de atas, segundo o manual (p. 7).

Quando não se aplica

• O que a lei exige. O sistema registra os atos; quem recebe, em que prazo e com qual termo é matéria da Lei nº 14.133/2021 e do contrato. Veja os guias de fiscalização e de recebimento.
• Gestão de atas de registro de preços, adesões e remanejamentos. Ficam em outro módulo do sistema, com perfil próprio (Gestor de Atas), e não são tratados aqui.
• Funcionalidades da Versão Original. Arquivos, conta-depósito vinculada, empenhos, terceirizados e relatório final continuam na versão original do sistema, segundo o manual (p. 7 e 17).
• Passo a passo das telas. Este guia não reproduz as telas. O manual oficial tem as imagens e é atualizado com frequência: a versão consultada é a 2.14, de setembro de 2026.

Passo a passo

1. Entre com a conta Gov.br. O acesso ao ambiente de produção é feito exclusivamente pelo login Gov.br, com conta de nível prata ou ouro (p. 9).
2. Confirme que você está vinculado ao contrato. Em "Meus Contratos" aparecem apenas os contratos em que o Setor Contratos cadastrou você como responsável (p. 20). O perfil necessário é o de "responsável por contrato" (p. 17).
3. Confira os responsáveis e o preposto. Antes de criar uma ordem de serviço ou fornecimento, o manual pede para conferir se os responsáveis pelo contrato foram cadastrados, com gestor ou substituto, e se o preposto da contratada está cadastrado (p. 34).
4. Registre a ordem de serviço ou fornecimento (OS/F), se o contrato usar. Há dois caminhos: "Informar OS/F", para a ordem elaborada e assinada fora do sistema, e "Criar OS/F", para elaborar e assinar dentro dele (p. 21 e 34).
5. Entenda a parametrização automática. A primeira ação no contrato define os parâmetros: se for cadastrar uma OS/F, o registro de OS/F passa a ser obrigatório; se for cadastrar uma entrega, não. O sistema também atribui prazo de 10 dias úteis para o recebimento provisório e para o definitivo. Os parâmetros podem ser vistos e editados por usuários autorizados (p. 45).
6. Registre a entrega. Ela pode ser parcial ou total, e pode ser cadastrada pelo órgão ou pelo próprio fornecedor, por meio do preposto. A entrega cadastrada pelo fornecedor fica "Em Análise" até a fiscalização aceitar ou recusar; a recusa e a aprovação com valor diferente exigem justificativa (p. 44 e 46).
7. Elabore o termo de recebimento provisório (TRP) e, depois, o termo de recebimento definitivo (TRD), que atesta a conformidade da entrega (p. 54 e 65).
8. Siga para o instrumento de cobrança. Se o TRD for elaborado com autorização para emissão do instrumento de cobrança, a entrega fica aguardando esse documento (p. 76). O instrumento pode ser cadastrado pela versão original ou pela nova versão (p. 84).

Erros comuns e pontos de atenção

• Tratar o prazo do sistema como o prazo do contrato. Os 10 dias úteis são um parâmetro automático e editável. A lei remete os prazos de recebimento ao regulamento ou ao contrato (Lei nº 14.133/2021, art. 140, § 3º): ajuste o parâmetro ao que o seu contrato prevê.
• Misturar entregas por item e por OS/F. O manual registra que, no momento, um mesmo contrato não pode ter entregas ligadas ao mesmo tempo a itens do contrato e a OS/F (p. 45).
• Começar pela ação errada. Como a primeira ação parametriza o contrato, cadastrar uma entrega antes de uma OS/F deixa o contrato como "sem OS/F obrigatória".
• Procurar o contrato e não encontrar. Se o contrato não aparece em "Meus Contratos", falta o cadastro do responsável pelo Setor Contratos.
• Seguir manual antigo. O histórico de versões do manual mostra mudanças frequentes de funcionalidade; confira a versão antes de seguir um roteiro.